ASAP Utilities Công cụ miễn phí - Không thể thiếu cho Kiểm toán viên
Nguyễn Tiến Hào – Công ty DCPA
Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên phải làm việc rất nhiều với Microsoft Excel, một công cụ tuyệt vời dành cho các công việc liên quan tính toán. Tuy vậy, chúng ta có thể làm cho Excel tuyệt vời hơn nữa bằng cách dùng add-in ASAP Utilities (ASAP). Đây là một add-in hoàn toàn miễn phí, hiện đã có phiên bản (version) 4.0.5 (download tại đây: http://www.asaputilities.com/download/ASAPUtilities_setup_4-0-5.exe)Việc cài đặt và sử dụng rất đơn giản, bạn có thể download file hướng dẫn cài đặt và sử dụng tại: http://www.asaputilities.com/download/ASAP_Utilities_User_Guide.pdf.
Ở đây, xin chỉ giới thiệu sơ qua một vài chức năng của chương trình để chúng ta có thể thấy ASAP hữu ích thế nào:
1) Unhide tất cả các sheet Thông thường, để unhide các sheet đã bị hide trong Excel, bạn phải vào Format-> Sheet-> Unhide, chọn từng sheet rồi lần lượt unhide từng sheet một. Thật là mất công khi ta cần unhide nhiều sheet. Với ASAP, bạn chỉ cần vào Sheets -> Show all sheets là xong.
2) Sắp xếp các sheet theo thứ tự ABC: Khi có quá nhiều sheet trong file, bạn chỉ cần vào Sheets-> Sort all sheets in alphabetical order là các sheet đã được sắp xếp nghiêm chỉnh theo thứ tự ABC.
3) Tạo sheet mục lục (index sheet)Để thuận tiện trong việc theo dõi và chọn ngay được sheet cần tìm, chọn Sheets -> Creat an index page with all sheets (clickable). Trang mục lục (index) này sẽ liệt kê tất cả các sheet hiện có trong file, muốn nhảy nhanh đến sheet nào chỉ cần click vào tên sheet đó.
4) Protect tất cả các sheetĐể đảm bảo dữ liệu gửi đi dưới dạng Excel không bị vô tình hay cố ý thay đổi bởi người khác, ta có thể protect tất cả các sheet bằng cách vào Sheets-> Protect all sheets rồi gõ vào mật khẩu bất kỳ.
5) Thêm sheet mới bằng phím tắt: Để thêm sheet mới với ASPA, chỉ cần đơn giản gõ tổ hợp phím Ctr+Alt+N rồi gõ tên sheet mới.
6) Thêm các ký tự giống nhau vào đầu hoặc cuối các cell được chọnĐể có thể phân biệt các cell thuộc các tiêu chuẩn (tự chọn) khác nhau một cách dễ dàng, ta có thể thêm vào đầu hoặc cuối các cell một ký tự nào đó, bằng cách vào Text -> Insert before (after) current value và thêm vào bất kỳ ký tự mong muốn nào.
7) Đổi thành chữ hoa tất cả các chữ cái của từ đầu tiên trong các cell được chọnĐể thực hiện việc này, chỉ cần vào Text-> Start firt word with UPPERCASE.
8) Xóa một số ký tự bất kỳ ở đầu các cell được chọnĐể xóa n (bất kỳ) ký tự đầu tiên của các cell được chọn, vào Text-> Delete number of leading characters. ASAP cũng có chức năng tương tự cho việc xóa n ký tự ở cuối cell.
9) Xóa header và footer trong tất cả các sheetVào Format-> Empty all headers and footers.
10) Xóa tất cả các sheet không có dữ liệuSau khi hoàn thành file, những sheet không có dữ liệu còn lại trong file làm cho file bị rối mà không có ích lợi gì. Do vậy, cần xóa đi các sheet này bằng cách vào Sheets-> Remove all empty sheets.
Còn rất nhiều chức năng rất hay khác mà bạn có thể dễ dàng tự tìm hiểu qua việc sử dụng ASAP Utilities và qua nghiên cứu file hướng dẫn sử dụng.
Chúc bạn sử dụng thành công và tiết kiệm được thời gian quý báu với ASAP Utilities!(Theo VACPA)